バックオフィスのデジタル化
企業の成長とともに従業員数が増加し、
コミュニケーションの重要性がますます高まっています
企業の成長とともに従業員数が増加し、コミュニケーションの重要性がますます高まっています。「従業員一人ひとりは豊富な知識や知恵を持っているのに、その貴重な財産が埋もれて共有できない」、「価値ある情報を蓄積する仕組みがあるのに、その情報が整理・整頓されておらず、うまく活用できていない」などの声が上がっています。また、従業員だけでなく社外のステークホルダーとの情報共有や、テレワークの需要の高まるなか、場所にとらわれない働き方も求められています。
これらの課題に対し、ITを活用して組織力を最大限に高め、安全な環境で生産性向上を目指す「コミュニケーション変革」を行います。
具体的な施策として、コミュニケーションの活性化・情報伝達のスピードアップ・蓄積された社内情報の有効活用に重点を置き、個人の情報武装を実現します。（図1）
情報の有効活用の分野では、業務に必要とされる事例や提案書類などのナレッジやノウハウの情報を横串で検索でき、タイムリーに確認できるようにすることで業務品質の向上を図ります。重要情報・新着情報を一元化するとともに、既読確認機能により伝達漏れを防止することで業務スピードの向上を図ります。
情報の共有の分野では、ステークホルダーとの共有基盤を一元化することで、業務スピードの向上や、重要な情報をセキュアな環境で一元管理することを実現します。
図1：ロードマップ
伝達ロスを防止し、ガバナンス強化につなげる目的として、全社的な指示・連絡事項を集約する新たな仕組みを構築しました。（画像1）
画像1：指示・連絡事項を管理する仕組み
各部門サイトのデータ整備を進めており、整理されたデータを1カ所から検索できる環境を実現しました。（画像2）
画像2：社内横断検索
メールでのやり取りが主であった社外取引先とのコミュニケーションやデータ共有を一元的に行える基盤を構築しました。
これまで実施してきた施策に関するアンケートを行ったところ、当社のコミュニケーションの基盤システムと位置付けて展開してきた「Microsoft Teams」の活用による業務効率向上を6割以上の従業員が実感しているという結果を得ることができ、社内のコミュニケーション変革が進んでいることを確認できました。（図2）
図2：コミュニケーション変革のアンケート結果
ステークホルダーのなかでも、特にお客さまとのコミュニケーション施策について検討していく予定です。
本社 情報システム部 共通基盤グループ
グループ長 米田 徳幸
個人の情報武装の実現に向けたコミュニケーション変革
最近は企業内で問題が発生する原因のひとつとして「コミュニケーション不足」が挙げられています。つまりは正しい情報を正しいタイミングで、それを共有すべき人たちの間で共有できなかったことの問題であるとも言い換えられます。これまでの私たちのコミュニケーションの在り方はこれで良かったのだろうか。この問いかけがプロジェクト発足の理由です。
どこでも、誰とでもアクセスし、必要な情報を最新の状態で手に入れると同時に、ノイズを排除し、今必要とする情報にフォーカスする個人の情報武装が実現できれば、それは当社の持続的成長へつながると確信しています。
[あとがき]
今年、コロナ禍のなかでデジタル庁が発足し、社会全体のデジタルシフト化が加速的に進もうとしています。当社もその流れに乗り、複数のデジタル化に向けたプロジェクトを発足させています。成功に導くには全従業員の協力が必要です。全員一丸となって取り組みます。
※ Microsoft Teamsは、Microsoft Corporatiomの、米国およびその他の国における登録商標または商標です。
